Vom Keller ins Landesarchiv – Migration unseres Gemeindearchivs

KI generiertes Bild einer Halle, bzw. einer Bücherei.

Archive sind die Schatzkammern unserer Vergangenheit. Sie bewahren nicht nur alte Urkunden, Protokolle und Akten, sondern sichern auch das Gedächtnis einer Gemeinde. Wer wissen möchte, wie sich eine Kommune entwickelt hat, wie Entscheidungen zustande gekommen sind oder wie das Leben früher aussah, kommt an einem Archiv nicht vorbei. Forschende, Heimatvereine oder auch interessierte Bürgerinnen und Bürger finden hier wertvolle Spuren der Geschichte.

Was speichert eine Archivsoftware eigentlich?

Viele stellen sich unter „Archivsoftware“ eine riesige digitale Bibliothek voller eingescanntem Material vor. In Wahrheit ist es ein wenig anders: In einer Archivsoftware wird das sogenannte Findebuch hinterlegt. Dieses enthält die Verzeichnisse, also die Beschreibungen und Metadaten der Bestände – nicht die Dokumente selbst. Wer etwas sucht, kann so über Schlagworte, Aktennummern oder Laufzeiten herausfinden, wo genau die gesuchte Akte liegt. Erst dann geht es an das eigentliche Dokument, das oft noch in Papierform im Magazin schlummert.

Von der lokalen Lösung zu Arcinsys

Bisher wurde unser Gemeindearchiv mit einer lokalen Softwarelösung betrieben – „on premise“, wie man heute sagt. Ganz praktisch bedeutete das: ein einzelner PC im Keller, auf dem die Archivarin ihre Daten pflegte.
Diese Zeiten sind nun zu Ende. Wir haben unser Archiv in das landesweite System Arcinsys migriert, das vom Landesarchiv Schleswig-Holstein betrieben wird. Das bringt viele Vorteile:

  • Zentrale Pflege und Weiterentwicklung der Software
  • Einheitliche Standards für alle teilnehmenden Archive
  • Möglichkeit zur überregionalen Recherche für Forschende

Der nächste Schritt: digitale Dokumente

Noch sind in Arcinsys vor allem Findebücher und Metadaten zugänglich. Aber wir wollen weitergehen: Unser Ziel ist es, auch die historischen Dokumente selbst digital zur Verfügung zu stellen. Der Weg dorthin ist allerdings anspruchsvoll.

  • Scannen des Materials: Alte Akten müssen schonend digitalisiert werden, oft in hoher Auflösung.
  • Speicherkapazitäten: Die dabei entstehenden Datenmengen sind enorm.
  • Zukunftssichere Formate: Digitale Dokumente müssen in Formaten vorliegen, die auch in Jahrzehnten noch lesbar sind.

Diese Fragen beschäftigen derzeit Fachleute in ganz Schleswig-Holstein – und ich selbst darf als Digitalisierungsbeauftragter der Gemeinde Großhansdorf als durch den Schleswig-Holsteinischen Gemeindetages (SHGT) berufenes Mitglied im Fachbeirat Digitales Archiv des  IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) aktiv mitarbeiten. Dort bringen wir die Interessen der Kommunen ein und diskutieren gemeinsam mit dem Landesarchiv Wege in die digitale Zukunft.

Fazit

Die Migration unseres Gemeindearchivs nach Arcinsys ist ein großer Schritt – vom abgeschlossenen Einzel-PC im Keller hinein in eine moderne, landesweite Lösung. Sie ermöglicht Forscherinnen und Forschern den Zugriff auf unsere Bestände, schafft Transparenz und macht Geschichte lebendig. Bis alle Dokumente auch digital zugänglich sind, wird es noch etwas dauern. Aber wir arbeiten mit Hochdruck daran, damit unser Gedächtnis auch im digitalen Zeitalter lebendig bleibt.

Begriffserklärungen

  • Archiv: Einrichtung, die Dokumente mit bleibendem Wert aufbewahrt und zugänglich macht.
  • Findebuch: Verzeichnis mit Informationen zu archivierten Beständen (z. B. Titel, Zeitraum, Signatur), das die Recherche erleichtert. Enthält in der Regel keine Digitalisate.
  • On premise: Betrieb einer Software auf lokaler Hardware vor Ort, nicht in einem Rechenzentrum oder der Cloud.
  • Arcinsys: Archiv-Informations-System, eine vom Landesarchiv Schleswig-Holstein betriebene Software zur Erfassung, Verwaltung und Recherche von Archivalien.
  • Metadaten: Daten über Daten, z. B. Beschreibungen, Schlagworte oder Zeitangaben, die ein Dokument einordnen und auffindbar machen.
  • Zukunftssichere Formate: Digitale Dateiformate (wie PDF/A oder TIFF), die langfristig standardisiert und auch in vielen Jahren noch lesbar sein sollen.
  • ITV.SH:  Ist das Kompetenzzentrum für die Digitalisierung der Städte, Gemeinden, Ämter und Kreise in Schleswig-Holstein. Als Anstalt öffentlichen Rechts in Trägerschaft der Kommunen steht er für eine bürgerorientierte, moderne und zukunftsfähige Verwaltung.